SGAFC - Conversion des données


Le système CFMUSE a permi d'effectuer différentes combinaisons et n'a comporté aucun champ obligatoire avec paramètres de caractères établis. Par exemple, on pouvait inscrire le nom du donneur d'un artefact, sous diverses formes : M. P.P. Dupont, M. Dupont, P.P. Dupont, Dupont, PP, etc. Non seulement de nombreuses combinaisons et permutations éaient possibles dans ce champ seulement, mais aussi le système CFMUSE compte des centaines de ces champs de saisie qui ne comportaient aucune limite de programmation préétablie. Même à l'intérieur d'un musée, qui avait l'utilisation de CFMUSE, les données étaient saisies de diverses manières, y compris avec des fautes d'orthographe. Cela nuit à l'intégrité des données et entraîne des problèmes (p. ex. réduction des capacités de recherche).

La Nomenclature de Parcs Canada est incorporée dans les longueurs de champs connexes établies du SGAFC. Ce dernier englobe également des champs obligatoires. Toutes les données doivent être saisies d'une certaine manière, sinon l'utilisateur se verra demander de recommencer. Cette mesure assure la création d'une base de données sans défaut. Toutefois, comme le système CFMUSE permettait les entrées et les modifications de sa nomenclature, alors, de façon simpliste, un « chapeau » et les classifications qui s'y rattachent pourrait être appelé autrement dans les autres musées ou même à l'intérieur d'un même musée. Afin que la base de données soit tout à fait sans défaut, les bases de données de chaque musée devront être validées manuellement.

Deux options de conversion des données sont offertes aux musées des FC :

  1. Option 1 - Les responsables de musée qui désirent se prévaloir de cette option doivent faire parvenir une copie papier de l'ensemble de leur collection (fiches ou feuilles) à la DHP afin que cette dernière en fasse la conversion (les musées doivent relever les renseignements les plus pertinents entrés dans le champ de commentaires sur les artefacts). La base de données converties (fichier museum.db) sera ensuite retournée au musée concerné.
  2. Option 2 -- Les responsables de musée qui désirent convertir eux-mêmes leurs données doivent utiliser la feuille de calcul macro Excel (CFAMS.xls) qui se trouve sur le CD-ROM. Quand la feuille de calcul est remplie, ils doivent la faire parvenir à la DHP pour validation des données et transfert de celles-ci sur support électronique. Il ne faut entrer que les renseignements demandés. Vous pouvez les inscrire de la manière que vous voulez en autant que vous entrez tous les renseignements de façon uniforme (c.-à-d. tout en minuscule ou tout en majuscule; utilisation d'un « - » pour séparer le numéro de téléphone ou sans utiliser « - » pour séparer, etc.). La base de données convertie (fichier museum.db) sera ensuite retournée au musée concerné.

La feuille de calcul compte 5 onglets et est explicite - Artefact, Musée, Source, Personnel et Feuille 4. Les champs marqués d'un astérisque (*) doivent être remplis. La feuille MUSÉE ne comporte qu'une ligne de saisie pour les renseignements sur le musée en particulier. Sur la feuille SOURCE, il faut entrer TOUTES les sources, antérieures et actuelles, ainsi que leurs renseignements respectifs pour le musée concerné. Sur la feuille PERSONNEL, entrer TOUS les renseignements concernant le personnel, antérieurs et actuels, pour le musée concerné.

La feuille ARTEFACT sera la plus volumineuse étant donné que chaque artefact doit y être saisi (un par ligne). Lorsqu'on a besoin de plus amples renseignements, il faut placer le curseur au-dessus de la petite flèche rouge au-dessus du champ. La Nomenclature de Parcs Canada a été ajoutée à la feuille de calcul (FEUILLE 4) à titre de référence pour la saisie des données de classification des artefacts nécessaires (ainsi que les livres à couverture souple qui ont été distribués l'été dernier).

Si vous utilisez un système basé sur Access, faites parvenir une copie électronique à la DHP pour qu'elle effectue la conversion.

Quelle que soit la méthode utilisée, il faut faire parvenir la feuille de calcul Excel remplie (sur support électronique) et (ou) sur support papier à la DHP, à l'intention du DHP 5.